佐世保工業高等専門学校法人文書管理規則

 

(平成27年 4月 3日 制定)

 

(目的)

第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項及び独立行政法人国立高等専門学校機構法人文書管理規則(独立行政法人国立高等専門学校機構規則第107号。以下「機構規則」という。)に基づき、佐世保工業高等専門学校(以下「本校」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

 (文書管理者)

第2条 機構規則第6条第1項に基づき、主任文書管理者が指名する文書管理者は、次のとおりとし、同条第2項各号に掲げる事務を行う。

 一 総務課にあっては総務課長

 二 学生課にあっては学生課長

 三 技術室にあっては技術室長

 四 各学科及び一般科目(以下「学科等」という。)にあっては学科長及び一般科目長

 (文書管理担当者)

第3条 本校に文書管理担当者を置き、次の者をもって充てる。

 一 総務課にあっては、総務関係については総務課長補佐(総務企画担当)、会計関係については総務課長補佐(財務担当)

 二 学生課にあっては学生課長補佐

 三 技術室にあっては技術長

2 文書管理担当者は、文書管理者を補佐し、法人文書の適正な管理等の実務を担当する。

 (主任文書管理者が定める標準文書保存期間基準)

第4条 主任文書管理者は、機構規則第14条に基づき、同規則別表第1表2を標準文書保存期間基準と定める。

2 主任文書管理者は、機構規則別表第1表2備考二に基づき、前項標準文書保存期間基準に分類できない文書については、別表第1表2を参酌し、所掌する事務及び事業の性質、内容に応じた標準文書保存期間基準(別紙)を定める。

(標準文書保存期間基準の見直し及び改定)

第5条 主任文書管理者は、前条第2項で定めた別紙標準文書保存期間基準の見直しを毎年1回行い、必要と認める場合は、改定を行う。

 (廃棄及び保存期間の延長)

第6条 文書管理担当者は、機構規則第20条及び第21条に基づき、保存期間が満了し、廃棄する法人文書は、法人文書廃棄簿(第1号様式)に必要な事項を記載し、文書管理者を経て、総務課契約係へ引き渡すものとする。また、同規則第22条に基づき、保存期間の延長が必要と認められる法人文書については、保存期間延長理由書(第2号様式)により、当該事由を付して文書管理者に届け出るものとする。

2 文書管理者は、保存期間の延長を認めた場合は、同規則第22条第3項の手続きを速やかに行うものとする。

(管理状況の点検)

第7条 主任文書管理者は、機構規則第23条第1項に基づく法人文書の管理状況の点検を文書管理者ごとに実施し、その結果をとりまとめるものとする。

(雑則)

第8条 この規則に定めるもののほか、法人文書の管理について必要な事項は、主任文書管理者が別に定める。

 

附 則

1 この規則は、平成27年 4月 3日から施行し、平成26年4月1日から適用する。

2 佐世保工業高等専門学校法人文書管理規程(平成16年4月1日制定)は、廃止する。

(第1号様式)法人文書廃棄簿(PDFファイル)

(第2号様式)保存期間延長理由書(PDFファイル)